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Google Workspace 收費在即,企業該何去何從?

電腦王阿達2

發佈時間: 2022-05-13 05:22

更新時間: 2022-05-19 03:14

Google Workspace 旗下服務由於門檻低加上有免費選項,受到很多剛起步、預算不高的新創團隊、微型與中小企業的愛用。眼看 Google Workspace 即將轉換為收費服務,很多企業開始在固守 Google Workspace 與尋找其他替代方案之間猶豫不決。今天我們來講講與 Google Workspace 半分天下的 Microsoft 365,如何為各種規模的企業主、工作室打造量身訂做的服務,讓企業依自己的需求抉擇。

Google Workspace 收費在即,企業是否該跳槽 Microsoft 365?

因應趨勢,不管是微軟或是 Google,近年來都在積極推動以雲端為基礎的生產力軟體與服務套裝工具。這兩巨頭的服務皆以強大、可靠性高的雲端基礎架構為核心,並擁有自家的全球資料中心,儘管雙方表面看起來功能差不多,但 Microsoft 365 與 Google Workspace 在雲端結構和應用程式的設計方面明顯採取不同的邏輯與方式,對大多數人來說,選擇使用哪一款的最直接方式就是從軟體合適度來著手。


Google Workspace 因為入手門檻低,是很多中小企業的選擇,整體服務以瀏覽器與原生工具為核心,包含 Gmail、Google 雲端硬碟、Google 文件和 Google 試算表等基於網頁服務,與員工已經熟悉的個人版工具相同。當與 Chrome 瀏覽器一起使用時,這些應用程式可支援離線儲存文件與檔案。不過根據 Google 最新公告,免費版本自今年 6 月 1 日起將無法再使用,要求用戶需於 8 月 1 日前轉換至收費模式,不免讓人覺得工具功能性覆蓋不夠深入,也使得它對企業的吸引力略減。

 



微軟則是構築於自家的 Office 專有權(過去稱為 Office 365,現在叫 Microsoft 365),所包含的應用程式皆為可自動更新的同捆包之中,端對端服務(包括 Exchange Online、OneDrive Business、SharePoint Online 和 Microsoft Teams)讓團隊從本地伺服器遷移到雲端有了更簡易的途徑。員工可利用熟悉的電腦版應用程式造訪包含 Outlook、Word、Excel 和 PowerPoint 等服務,也可使用網頁版替代方案。

以下筆者將會為大家細細盤點兩大巨頭分別適用不同企業規模的方案與內含服務。

25 人以下企業:Google Workspace Business Starter vs. Microsoft 365 商務基本版

Microsoft 365 贏在電子郵件與雲端儲存容量,更可在會議後將線上會議錄影存至雲端空間中

這項最基礎方案主要針對人數較少的新創、工作室、小型企業而設。在人數精簡的微型與小型企業中,可能不會配置專門的 MIS 或 IT 技術人員隨時待命,更不會特地投入大量資源架設機房,微型、小型企業最需要的便是從前端到後台一條龍的簡化服務,最好還能提供靈活彈性的方案選擇。

由於 Google 將會把免費用戶轉換為最基礎的 Google Workspace Business Starter,下面筆者將它與 Microsoft 365 商務基本版這兩項同級訂閱產品列表,清楚比較兩者之間的差異:

兩者相比之下可以看到,Microsoft 365 提供更大的電子郵件儲存容量,在雲端儲存上獨立擁有 1TB 空間,比起 Google Workspace 的郵件與雲端共用 30GB 來說大方很多。在視訊會議服務上,Microsoft 365 的會議上限人數為 300 人,Google Workspace 則為 100 人,且不能使用會議錄影功能,會後若需回顧影片還是 Microsoft Teams 比較方便。對於 25 人以下的企業來說,Microsoft 365 在各項目的確都領先 Google Workspace,是值得考慮的選擇!

如果你的企業對視訊會議功能的需求較大,卻又不太需要其他雲端功能,微軟也提供單獨訂閱服務。可用每位用戶每月新台幣 120 元的價格訂閱 Teams 基本版(Teams Essential),每月享有長達 30 小時最多 300 人參與的無限制群組會議,10GB 的雲端儲存空間以及隨 call 隨得的電話與網路支援服務。

倘若企業只需要信箱功能 Exchange Online 訂閱方案,每位用戶每月新台幣 120 元的價格即可擁有企業級進階安全防護的電子郵件服務,每位用戶可享有 50GB 的信箱儲存容量,最大可寄送單封 150MB 的郵件,還可以隨時隨地以各種主要瀏覽器、裝置上存取電子郵件、行事曆與聯絡人,重要信件絕不漏接。

100 人以下中小型企業:Google Workspace Business Standard vs. Microsoft 365 商務標準版

Google Workspace 著重提升空間及人數、Microsoft 新增多項功能

對於 26 至 100 名員工、已經有一定規模的中小型企業,公司裡面已經聘僱專職管理的 IT 人員。我們也把 Microsoft 365 商務標準版與同級的 Google Workspace Business Standard 相互比較一下:

在雲端儲存空間上,Google Workspace 將原先郵件與雲端共用的 30GB 一口氣增加到 2TB,而Microsoft 365的空間則維持不變。在會議人數上限中,Google Workspace 擴增至 150 人,而微軟則維持 300 人,依舊領先 Google Workspace。

Google Workspace Business Standard 主要新增移轉工具使用權,方便用戶將大型資料、郵件、行事曆等移轉至 Google Workspace;Microsoft 365 相比之下則新增較多功能,包含善於統整、分析大量資料的 Access 及直覺操作就能建立精美專業版面配置的 Publisher。另外,商務標準版亦增加附帶有進階功能的電腦版 Office 應用程式,就算是在沒有網路連接的環境下也可以隨時在本機進行作業,及時完成工作項目。

在此規模下的兩個方案中,可以看到 Google Workspace 在雲端儲存空間及會議人數上限皆有明顯的提升,而 Microsoft 365 雖容量保持不變,卻新增多項功能,讓應用範圍更加全面。若是有海外貿易往來的企業,Microsoft Teams 音訊會議可提供無限的長途撥入分鐘數外,台灣用戶還可獲得 60 分鐘(每使用者/每月)免費撥出時數到美國及加拿大。此外,Teams 音訊會議也有 2.5 美金的加購訂閱(折合台幣 75 元,每使用者/每月),除了同樣享有免費撥入分鐘數之外,同時更涵蓋 900 分鐘免費撥出到更多國家。對於有經商貿易往來的企業可善用這項功能,利用微軟所提供的當地電話號碼,節省每月國際話費支出。

100 人至 300 人較具規模的中小型企業:Google Workspace Business Plus vs. Microsoft 365 商務進階版

Google Workspace 持續優化儲存空間及人數、微軟聚焦提供全面的資料保護功能

人數來到 100 人至 300 人左右的企業已經屬於規模較大的中小型企業,當企業擴展到步入成熟穩定階段時,由於使用人員多且雜,為確保企業權益,對於整體系統資訊安全保護的加強刻不容緩,企業內部裝置的管理也是一大課題。

同樣地,我們把 Microsoft 365 商務進階版與同級的 Google Workspace Business Plus 相互比較一下:

Google Workspace 在雲端儲存空間及會議上限人數持續提升,除擁有 5TB 儲存空間,會議人數則最高達到500 人。

Microsoft 365 則聚焦企業資安管理,包含在組織內所有設備套用安全性原則,新增具備遠端抹除設備資料功能的 Intune,以及無論敏感資訊儲存在哪、和誰共用都能全力防護的 Azure 資訊保護等總共 12 款應用以及其他專屬服務;Google Workspace 則新增負責資訊管理與電子蒐證的保管箱及簡單、安全使用的 LDAP 功能。

由上可見,若是中小型企業在儲存空間、會議人數上有一定的需求,Google Workspace 為較充裕的選項。而 Microsoft 365 則可提供從生產力工具、電子郵件、溝通協作等較全面的防護力,端看企業的考量來選擇。

值得一提的是,微軟為組織分工細緻的企業推出了可彈性混搭的商務版選項,這算是市面上非常少見的選項。企業可以依職權與職務,混搭 Microsoft 商務基本版、標準版與進階版,最多為 300 位員工不同需求做更精準的劃分。舉例來說,行政文書人員可以配置基本版,開發人員需要更高層級的安全防護可配備進階版。混搭能夠讓成員較多的中小型企業,更明確地精算與節約成本,同時滿足每一位員工的工作需要。

除了工具與服務的不同,筆者也特別整理了在選擇生產力工具時,比較容易被忽略的幾個面向,建議大家可以同步列入考量,選擇更適合自身企業的解決方案

  • 地區性:
    包含 Google 在內有許多服務無法在中國使用,倘若你的企業在中國設有辦公室,又或是經常與中國客戶有往來,建議選擇可以克服地域限制的辦公室軟體,才能讓溝通聯繫暢行無阻。
  • 介面直覺:
    文書處理軟體需要選擇各行各業都能無障礙互通的文件格式,無論老少年齡層都能夠快速入門使用,不須重新學習熟悉,而操作介面更要深入淺出,對於人力有限的中小企業來說,可以大幅減低教育訓練與時間成本,就不容易處於進退維谷的窘境了。
  • 整合性:
    選擇擁有高度整合性與相容性的軟體,相互連結協作簡單方便,如果有一個協作平台中心的話,更能提供團隊夥伴高效作業,並且保持最即時的文件版本更新,有效消滅資訊落差。
  • 資安:
    對中小企業來說,最大挑戰即是預算限制及缺乏 IT 資源,容易成為駭客目標。無論是文書還是商業機密,都需要搭配完善的資安防護來抵禦不肖人士的侵入,因此要選擇建置安全機制,以最先進的防護技術幫助企業提升抵抗力。
  • 售後服務:
    選擇提供使用者最完整的售後服務體系,從硬體設置到軟體問題,皆可在短時間內獲得專業人員協助,協助企業主無後顧之憂,節省人力成本。

結語

Google Workspace 或 Microsoft 365,不管哪一套工具,在工作型態轉為遠端的時局下,都以提供無縫的團隊協作與即時溝通為主要重點。筆者在長期使用兩套不同系統方面也有一些我自己的感想。Google Workspace 最大的優點在於取得與使用方便簡單,你只要有瀏覽器就可以開來用,在進行文書協作上面的即時性高,效果更佳,缺點就是對網路連線的依賴性強。而 Microsoft 365 的優點則在於其文書工具的完整度高,且較深入與進階的功能應有盡有,支援性也高。大家其實可以酌情選用,舉例來說,當我在與合作廠商一起協作策劃大綱,或是跟家人一起規劃旅行、購物清單時,不確定對方是否有 Microsoft 365 帳號或工具的情況下,我會選擇用 Google Workspace 的工具。若是正式的文件、結構與公式複雜的試算表,為了避免公式混亂或是版面錯置,我則會選擇 Microsoft 365 的工具來開啟與編輯最為恰當。

筆者自己從 Microsoft 365 (最早是叫 Office 365) 推出就是訂閱用戶,不管是在生產力或是通訊方面都非常實用,對於企業來說,這些應用與服務都是屬於「生財工具」,少少的預算就能夠讓同仁們擁有高生產力工具,不必多聘僱 IT 管理人員即能快速部署並且擁有高規格的安全性與合規性,是一項怎麼精算都值回票價的投資。

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