【書寶二手書T1／財經企管_BB3】5個選擇-不被瑣事纏身,每天都有高效生產力_寇岡, 梅瑞爾
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多數人在一天結束後，總有這樣的感覺。因為我們習慣遇事隨即反應，把寶貴時間浪費在處理各種突發事件，卻忽略真正重要的事（願景、家庭、人際關係、健康）。而在知識工作當道的職場中，善用「思考的大腦」，是你最重要的資產與工具。富蘭克林柯維公司結合最新的神經科學，以及在時間管理領域數十年的經驗與研究，透過5個關鍵選擇，針對二十一世紀重新定義時間管理訣竅，提高個人、團隊與組織的生產力，讓你在思考將時間、注意力與精力投入哪些事務時，做出影響重大的選擇。 強力推薦 西恩．柯維（Sean Covey）｜《紐約時報》暢銷作家 特納（Kevin Turner）｜微軟前營運長 富比士（Steve Forbes）｜富比士媒體集團總裁暨總編輯 海佛森（Heidi Grant Halvorson）｜哥倫比亞大學商學院教授 克雷格（Jacob Kragh）｜樂高教育總裁 齊潘（Kimo Kippen）｜希爾頓全球大學學習長 達魯（Marty Draude）｜安富利公司培訓與實踐部門才能發展小組經理 博伊德（Jeffrey Boyd）博士｜莫霍克工業公司組織效能高級總監 佛瑞菲德（Lorri Freifeld）｜《培訓》（Training）雜誌總編輯 推薦文 清晰。實用。力量強大。這本書讓你每天結束時，都獲得很大的成就感。──西恩．柯維（Sean Covey）｜《紐約時報》暢銷作家 面對排山倒海的壓力而身心俱疲，已經變成每日的課題，而解決之道就在《5個選擇》中。在一天二十四小時都保持連線的情況下，透過這些選擇提供的方法，讓你得以做正確的事，不再試圖完成每件事，然後在一天接近尾聲時，感覺自己好像提供了有意義的貢獻。──特納（Kevin Turner）｜微軟前營運長 這本書的問世非常及時，在紛亂卻充滿機會的時代，符合真正的需求。──富比士（Steve Forbes）｜富比士媒體集團總裁暨總編輯 富蘭克林柯維公司的研究人員與諮詢顧問比任何人都了解時間管理與生產力。《5個選擇》提供令人興奮的嶄新洞見，更重要的是，這些洞見非常實用，可以幫助你處理沉重不堪的工作量，充分了解自己的潛能，不論是在工作上或生活上。──海佛森（Heidi Grant Halvorson）｜哥倫比亞大學商學院教授 這本書提供人們所需的工具，協助他們做出意圖明確的高價值決策，並在干擾與改變之中保持專注。我不僅自己運用5個選擇的方法，還帶領樂高教育的團隊一起使用。而且發現確實可以提高生產力，讓人掌控自己的工作生活。──克雷格（Jacob Kragh）｜樂高教育總裁 《5個選擇》讓我恍然大悟，原來忙碌不等於重要。所以，忙碌並非榮譽勳章，重要的成就才是。這種革命性的轉變正在改變我和身邊人的生活。──齊潘（Kimo Kippen）｜希爾頓全球大學（Hilton Worldwide University）學習長 身為兼顧多重角色的女性，努力在職場與家庭滿足許多需求，達到平衡，《5個選擇》提供實用指引，杜絕令人分心的干擾，針對你要把時間、注意力與精力花在哪裡，做出高價值的決策，好讓你在一天即將結束的時刻獲得成就感。不論是在專業上或個人生活上，這本書都改變了遊戲規則！──達魯（Marty Draude）｜安富利公司培訓與實踐部門才能發展小組經理 這本書邀請我們關閉自動駕駛功能，慎重選擇將注意力與時間投入哪些事務，然後每天做最重要的事。──博伊德（Jeffrey Boyd）博士｜莫霍克工業公司組織效能高級總監 你曾經想要這樣大喊嗎？「快讓這個世界停下來，我想離開！」那麼，這就是為你準備的書。《5個選擇》提供指引，讓你從總是處於紅色警戒的精神狀態，轉變成策略可行的心態。這本書提供精神力量，讓你得以做出高價值的決策，在面對許多令人眼花繚亂的干擾之際保持專注。別只是搭便車湊熱鬧，自己掌舵吧！──佛瑞菲德（Lorri Freifeld）｜《培訓》（Training）雜誌總編輯 寇岡（Kory Kogon）／著 富蘭克林柯維公司的生產力全球實務領導人，擅長的研究與內容開發領域是時間管理、專案管理與溝通技巧。 梅瑞爾（Adam Merrill）／著 富蘭克林柯維公司的創新副總裁，帶領一群傑出人才開發得獎產品，幫助個人與組織大大提高生產力。 林恩（Leena Rinne）／著 富蘭克林柯維公司的資深顧問。從《財富》雜誌評選的百大企業到在地的小公司，都曾是她的客戶。 推薦序給想要擁有非凡人生的你 引言你被一堆瑣事壓垮了嗎？ 決策管理 選擇1：執行要事，非反應急事 選擇2：追求非凡，非甘於平凡 注意力管理 選擇3：安排石頭，非分類細砂 選擇4：善用科技，非反被奴役 能量管理 選擇5：點燃熱情，非燃燒殆盡 結語：你的非凡人生 特別章節：成為象限2領導者 領導者能做什麼？ 在你的組織裡建立象限2文化 附錄1：最重要的25項電子郵件協定 附錄2：關鍵模組 致謝 注釋 【推薦序】給想要擁有非凡人生的你 富蘭克林柯維台灣辦公室負責人李俐嫺 嗨！在各行各業打拚的你們，最近過得好嗎？ 是不是每天精神奕奕，充滿成就感？ 還是感到忙碌不已，日子過得還可以？ 抑或是感覺被幾股不斷推進的強大浪潮沖刷，幾乎要站不穩腳步，乾脆放棄，隨波逐流了？ 如今的年代，我們大部分受到不錯的基礎教育，為了投入職場或經營家庭所受的基本訓練，老實說還真不少。看看市面上有好多關於職場必勝祕笈、新手爸媽育兒手冊，還有很多「第一次……就上手」的工具書，技巧方面的How to 問問Google大神，都能找到一堆建議與小竅門，連應該要怎樣得到快樂，也有答案！ 但問題是，那個只屬於你自己才適用的答案，在自己的心中，別人無法幫忙解答。這也是富蘭克林柯維生產力實務專家們在本書中特別整理的架構，希望幫助每一位追求「非凡」的現代人，應該要深思並付諸行動，最終才能有所謂個人獨有的「非凡」結果。 書中提到的「非凡」一詞，並不是指每個人都必須在週五促進世界和平，然後週一贏得諾貝爾獎。相反的，「非凡」指的是盡力生活與工作，全心全意投入你所做的事，發掘並貢獻你獨特的才能與精力。 這意味著，做讓自己感覺良好的事，才是最重要的。 隨著本書的引導，你能有機會暫停一下混亂匆忙，有意識的利用「決策管理」、「注意力管理」與「能量管理」架構下的5個有意識的選擇，來達成你的「非凡」成果。 本書中每一個選擇背後都有一個原則，例如： 選擇1：執行要事，非反應急事。其原則是使用大腦的「洞察力」來分辨出最重要的事，減少不假思索的反射動作的回應。 選擇2：追求非凡，非甘於平凡。其原則是相信自己永遠有成就大事的「潛在能力」，精心設計自己扮演的角色腳本，獲得激勵與成就感，並保持平衡。 選擇3：安排石頭，非分類細砂。其原則是選擇重要性更高的事務，也就是有清楚的「優先次序」來投入我們的注意力，避免分心。 選擇4：善用科技，非反被奴役。其原則是要讓所有的科技與資訊系統，手機、Notebook、雲端或APP等資料，都要高度的互相連結、協調一致。因為這些資料，有可能因為沒有善加整理，反而讓我們迷失在眾多隨手筆記或小紙條中，無法幫助我們有效管理重要記事、約會、行程。 選擇5：點燃熱情，非燃燒殆盡。其原則是要隨時「更新」讓自己保持全人（腦、身、心、靈）的最佳狀態，讓自己懂得運用書中的五大能量驅動因素，迎接每日接踵而來的各項挑戰。 如果說著名的「高效能人士的七個習慣」（《與成功有約：高效能人士的七個習慣》，天下文化出版） 是在指導我們經營長期甚至像是人的一生那麼久遠的效能原則，那麼本書就是具體的提供方法，讓我們每一天在就寢前感到心滿意足，富有成就感。 推薦給想要擁有「非凡」的你。 【內文試閱】你是否善用自己的大腦？ 在知識掛帥的世界，我們受雇來思考、創造與革新，而我們用來創造價值的主要工具就是大腦。因此，在繼續往下探討之前，讓我們先稍微了解一下大腦如何運作。 別擔心，我們不會深入鑽研高等的心理學或大腦化學反應。我們將簡單介紹大腦的兩大基本部位：專司反應的大腦（Reactive Brain）與負責思考的大腦（Thinking Brain）。 專司反應的區域位於大腦下方，「對抗或逃跑反應」就來自於此，這裡也是處理感覺與情緒的地方。重要的是，正如我們即將看到的，大腦也在此處理壓力和愉悅的心情。這些處理過程大部分都是自動進行，在有時間思考之前，就已經在進行了。專司反應的大腦區域也培養尚未根深柢固的習慣。我們在此建立強大的思考模式與行為模式，這些模式強大到變成無意識的自動反應，就像一邊開車去上班，一邊忙著思考其他事。 根據科學家的說法，專司反應的大腦是用來確保人類的生存，最早可回溯到史前時代。想像一下，有個石器時代的穴居人走在森林裡。面對當下的危險，他必須像劍齒虎一樣，不經思考就能迅速反應，唯有仰賴這種能力，他才能活下來。如果他沒辦法快速移動，就會成為虎口下的食物。 相反的，大腦上方是負責思考的區域，我們在這裡做出有意識且意圖明確的決定。這通常被稱為大腦的「執行功能」，在這裡，我們可以有意識的指揮自己的反應，克服專司反應的大腦造成的衝動。這個區域讓我們主導自己的行動，而非衝動反應。我們在此深思熟慮，選擇把注意力放在哪些事情上。 因為專司反應的大腦面對外界的回應是習慣成自然，需要的能量不多，所以這個區域反應迅速，除非刻意選擇不同的行動，否則通常由專司反應的大腦主導，將注意力從更高層次的思考轉移到更即時的刺激上。 我們看到的大多數廣告，就是運用令人吃驚的移動、出其不意的聲音和性感影像等設計，來吸引專司反應的大腦。套一位研究學者的話：「行銷的意義一目了然：快速感動人，將抵抗力降到最低，我們必須把大部分心力投注在行進速度緩慢的身體與情緒處理過程，這正是促成無意識消費行為的快速道路。」從這個觀點來看，我們只不過是具有神經元的皮夾─ 行銷的目的是為了吸引專司反應的神經元一陣子，只要時間久到足以讓我們掏出皮夾來即可！ 相反的，負責思考的大腦必須耗費更多時間與精力，但也正是這裡讓我們超越自己的原始反應，循規蹈矩，遇事有更好的決定。若說人類為什麼能走出洞穴，開創文明與文化，這個大腦部位就是最好的解答。我們遇到情況能夠選擇更加深思熟慮的反應，這份能力就是身為人類的核心意義。 根據神經科學研究得來的好消息，其實可以透過練習重新連結大腦，讓我們在做決定時更加思慮周全、更有洞察力。我們生活的品質、愉悅和快樂取決於那些具有洞察力的決定。 時間矩陣 富蘭克林柯維公司的時間矩陣模式是歷久不衰的架構，幫助人管理自己的時間，呈現完整的思考方式。這套模式賦予我們敏銳的洞察力，讓我們明白應該把時間、注意力與精力花在哪裡，做出正確的決定。 整個架構的基礎在於，緊急事務與重要事務之間的相互作用。以下是這兩個詞的定義： ?緊急：有些事似乎必須立刻做，不論後來會不會影響結果。 ?重要：有些事如果不做，就會嚴重影響結果。 時間矩陣模式說明人將自己的時間、注意力與精力用在四大象限的其中之一，而這一切取決於事情的緊急與重要程度。 勢在必行的象限1 象限1的事既緊急又重要，包括危機（比如去醫院探病）、緊急會議、截止期限前的最後關頭、迫切的問題與突發事件。這些都是必須立刻進行的事，萬一沒做這些事，就會產生嚴重後果，因此才將這個象限稱為「勢在必行」。不論是憤怒的客戶打電話來、家人心臟病發作、伺服器故障、你的主管現在需要某樣東西，還是有個大好機會到來，需要立刻投入注意力好好掌握，否則就會錯過機會??事到臨頭，還真是非做不可。 如果把許多時間用在象限1，你或許會覺得自己很有生產力，精力充沛；可是，若花太多時間在這裡，也會筋疲力竭。若把時間都花在危機和迫切的問題等戲劇性事件上，壓力就會提高，耗盡你最好的思考與創意能量。雖然象限1的事通常勢在必行，但在做這些事的時候，鮮少發揮最好的表現、最大的創意，也很少獲得最高價值的成就，即使當時感覺如此。 就投資的角度來說，你通常只是回收原先投入的一切。基本上，這是一個不賺不賠的象限，你投入多少注意力與精力，就會得到多少成果。甚至，你所謂的英雄事蹟可能會得到短暫的關注，但從整體來看，這並非長久之計，無法為長期的成功打下穩固的基礎。 令人分心的象限3 象限3的活動雖然緊急，但不重要。由於這些事很緊急，好像必須立刻解決，但即使你沒做這些事，也不會有嚴重的後果。象限3的事包括不必要的干擾、多餘的報告、無關緊要的會議、其他人的小事、不重要的電子郵件、任務、電話、狀態更新等。 許多人將大把時間用在象限3，卻以為自己做的是象限1的事。其實，他們只是一遇到事情就直接反應，誤以為付諸行動就會有所進展，把行動和成果搞混了。 如果在這裡花太多時間，就會忙個不停，卻無法如願以償。行程滿檔的行事曆和長長的待辦清單，不一定等於豐富充實的生活。雖然看起來忙碌，但只是表面上忙碌而已。我們原本可以專注投入真正重要的事，每天在職場、在家裡發揮真正的影響力，有所成就；然而，象限3的事搶走了我們的注意力與精力。 就投入象限3的時間與精力來說，你得不償失。你賠掉了注意力與精力，收支平衡為負值。 象限4 是無益的浪費 象限4的事情既不緊急，也不重要，我們稱為「無益的浪費」。其實不應該在這裡花費任何時間、精力，但我們往往在象限1和3拚命努力，最後耗盡心力，於是逃往象限4。在這裡，我們讓大腦完全放空，過度懶散，把所有時間都用在看電視、遊戲、上網、八卦與其他浪費時間的事情。 在象限4，我們發現所有事情都很極端。比方說，適度的放鬆可以恢復活力，在象限2，這是非常重要的活動（我們稍後會多探討一下這個象限）。可是，當我們發現週末已經過了十小時，卻依然穿著睡衣，手拿遙控器，看著重播的實境節目，而我們根本不在乎節目內容時，此時就該知道，這種放鬆不再是促進生產力的放鬆，我們已經深陷象限4的泥沼中。 一旦在象限4耗費太多時間，人就會沒精打采、漫無目標，還會讓人感到憂鬱，甚至絕望。此外，還會產生罪惡感，心裡明知最好把時間用在更重要的事情上，卻沒有動力行動。雖然其中有些活動讓人感到短暫的愉悅，但這其實只是垃圾食物，空有熱量，卻沒有營養，無益於生活、人際關係或自我價值感。 你在象限4投入時間與精力，結果回收的效益是零。 帶來非凡生產力的象限2 象限2的活動很重要，但不緊急。這是帶來非凡生產力的象限，因為在這裡，你可以掌控自己的生活，從事一些確實可以影響結果、獲得成就的事。列入象限2的事情，包括積極主動、影響重大的目標、創意思考、計畫、未雨綢繆、建立關係、學習成長與日新又新。象限2與其他象限不同，在這裡遇事必須有意識的選擇。你得善用負責思考的大腦部位，清楚判斷哪些事具有最高的價值，然後採取行動。 現在，我們好像聽到大家說：「象限2好歸好，確實很理想，可是，對我來說不切實際。我沒時間做象限2那些有的沒的事。」 真的嗎？ 實情是你若想創下一番豐功偉業，每天都覺得自己做出最大的貢獻，就非得把時間花在象限2不可。儘管，有時候這確實不容易。你必須耗費心力，做出深思熟慮的決定，還可能需要打破自己的習慣，放棄一些社交活動，感覺上或許有點違反常理。不過，你付出的所有努力都會帶來驚人回報。 用在象限2的時間可以讓象限1的危機與問題減少，因為你就會刻意花時間計劃、準備和預防。如果把時間花在象限2，人際關係會更健全，因為在出事或危機發生之前，就已經先投入時間經營人際關係。你在工作上也會更自信，更有效率，因為你不會等到最後一刻才開始進行重要的計畫。你的壓力會降低，因為你刻意減少花在象限1、3和4的時間。從長遠來看，你的生產力會提高，因為平常就好好照顧自己的身體，養精蓄銳。最重要的是，你會知道自己在真正重要的事情上有所進展，這些事會為你每天的工作與生活創造價值。在象限2，你會找到最深思熟慮、最有創意也最積極主動的事，這些才是真正能改變局勢的事。 估算盈虧：你投入象限2的時間與精力，會讓你回收更大的獲益，甚至大大超越你投入的一切，收益呈倍數成長。正是這個原因，才讓象限2成為帶來非凡生產力的象限。) ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 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