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一張有效的待辦清單，能確保你在「正確的」時間，進行「正確的」任務，讓你更輕鬆的按時完成重要的工作。它可以減輕你的壓力、消除你的挫折，幫助你在執行任務的過程中，集中注意力和避免干擾。書中將一步步引導你打造出能提高效率、減輕壓力，且輕易執行的專屬待辦清單。 ◎ 失敗的原因out！ 原因1：你誤解了待辦事項清單的目標。 原因2：你忽略了截止日期。 原因3：你的清單太長了。 原因4：你的清單存在太多的變異性。 原因5：你給自己太多選擇。 原因6：你沒有為每項任務加上情境。 原因7：任務的定義過於廣泛。 原因8：你的任務沒有與特定目標連結。 ◎ 10步驟打造專屬待辦清單in！ 步驟1：區隔當前的任務與未來的任務。 步驟2：根據預期成果定義任務。 步驟3：把專案拆解成多項單獨的任務。 步驟4：為每項任務設定截止日期。 步驟5：把當前任務的數量限制在七項。 步驟6：依據專案、類型或地點來管理任務。 步驟7：刪去清單上不必要的任務。 步驟8：估計完成每項任務所需的時間。 步驟9：使用主動式動詞引導每項任務。 步驟10：留意哪些任務需要其他資源的投入。 ◎ 8要訣，確保有效運作go！ 要訣1：把「微型任務」列在批次處理清單。 要訣2：對挫敗感保持警覺。 要訣3：根據情境定義你的待辦清單。 要訣4：進行每週回顧。 要訣5：更新你的目標清單。 要訣6：避免陷入方法論的困境中。 要訣7：建立且遵循適合你的系統。 要訣8：持之以恆。 ◎業界好評不斷 「寫一堆、做不完、更拖延。為什麼會這樣？主要原因就是思考太過局限，因此列了錯誤的清單，光看就不想做，最後做不完。但請放心，只要照著書中方法來改造清單，你也能有效管理時間，順利完成待辦事項，今天就開始行動吧！」──簡報教練／懶人包設計師 林長揚 戴蒙．札哈里斯 (Damon Zahariades) 時間管理策略顧問 ／ Art of Productivity網站統籌 他在創業前，曾在幾間公司走跳，察覺到大家總是被不必要的會議、充滿干擾的工作環境，以及上班無意義的閒聊等因素，拖累了工作效率，無法做好時間管理。 現在，他成立了自己的公司，透過網站和書籍來傳遞簡單實用的時間管理策略，幫助大家安排好自己的時間，並藉此提高生產力。 戴蒙住在南加州，家中成員有給予他支持的美麗妻子，以及他們養的活潑的狗。 譯者簡介 劉奕吟 曾任投信公司產品經理、機器人投資顧問公司研究員，目前為自由工作者。譯有《指數革命：巴菲特認證！未來真正能獲利的最佳投資法》《一人公司：為什麼小而美是未來企業發展的趨勢》《Fin Tech金融科技聖經》（合譯）。 推薦人 筆記女王 Ada 個人品牌創業教練 于為暢 簡報教練／懶人包設計師 林長揚 商業思維傳教士 游舒帆 職人簡報與商業思維專家 劉奕酉 前言 待辦清單（to-do list）是我們目前所使用，最簡單的任務管理系統之一。但是，它還是讓數百萬人感到挫折。你可能也是其中一員。 首先，這不是你的錯。很少有人接受過正規培訓，去學習如何建立有效的待辦清單。學校很少教。於是，當我們多數人進入職場時，我們都採取了糟糕、無效的方式來完成任務。 其次，如果沒有扎實的培訓，你所使用的任務管理方法，很可能會破壞你完成任務的能力。我將這種現象稱之為「生產力悖論〈productivity paradox〉」，我們稍後會詳細討論。 「生產力悖論」會帶來悲慘的結果。 如果沒有以適當的策略來管理各種任務，我們的生活就會失控，壓力也會隨之大幅增加，因為最優先的事項總是會被我們拖延至超過它們的截止日期。同時，新任務會源源不絕的出現，分散我們的注意力。隨著待辦清單逐漸增加，超過我們合理預期能完成每件事的範圍，我們會開始感到手足無措。 這就是數百萬人的生活。 這就是我寫下這本書《流工作者都在用的待辦清單》的原因。接下來我會告訴你，如何管理工作任務，並且打造可以協助你完成重要工作的待辦清單。這一項技能將會消除你以往感受到的大部分壓力。 《一流工作者都在用的待辦清單》是一本簡短的書，目的是為了幫助你盡快採取行動。這點很重要。你之所以讀這本書，是因為你覺得自己窮於應付工作，被堆積如山的任務、專案，以及責任壓得喘不過氣。接下來我會概述的系統，能夠讓你了解如何重新掌控你的工作時間並維持領先。 這本書並不是為了被拿來快速瀏覽或擱置不用。這本書是為了被拿來閱讀與應用。好消息是這些素材的編寫與整理方式，能讓人很方便的快速閱讀。你也可以選擇只閱讀你認為對你而言重要的部分。 這些素材的運用完全取決於你。 這本書的書名《一流工作者都在用的待辦清單》不應該被理解為，適用於所有人的單一、完美的任務管理方法。事實上，本書的目標是，找出最能補足你個人工作過程的方法。 為了實現這個目標，我會介紹幾種現在仍在使用的待辦清單系統。每一種系統都具備有用的功能，也有顯著的缺點。在我們討論這些系統之後，我會說明如何打造有效的清單。我將帶著你一步一步的了解整個流程。 在本書的最後，我們會討論如何讓機器保持良好運轉，以便它能日復一日的持續為你完美運作。我建議你採取對你有效的戰術，然後捨棄其餘的戰術。 正如我在我其他書裡所強調的，你就是你的船的船長。我會提供地圖，也會提出可行的建議。但航線由你來規劃。 最後補充一點……別被這本書的目錄嚇到了。我已經整理過這些素材，讓你可以輕易找到那些對你的生活產生最大影響的章節。如果你不想閱讀全部內容的話，你不必把所有內容都看完。你可以先閱讀你現在有興趣的部分，其他的部分可以留著以後再看。 話雖如此，如果你感到非常不知所措，我還是建議你從頭到尾閱讀完這本書。你就會了解為什麼你當前的任務管理方式是失敗的。你也會發現你需要做出改變，以按時完成任務、減輕你的壓力，以及在你的日常體驗中找到更多歡樂。 當你閱讀完《一流工作者都在用的待辦清單》時，你會知道如何建立起不僅是呈現任務項目的工作清單，且還能確實幫助你完成事情。更重要的是，這些工作清單會幫助你完成重要的事情。讓你了解到，承受長期壓力與自責感的工作時間，跟享受輕鬆、無壓力的工作時間的區別。 你即將學習一個系統，它會徹底改變你對待工作的方式，包含辦公室與家裡的工作。 你準備好了嗎？如果準備好了，我們就開始吧。 前言 1.善用待辦清單的八個好處 2.有問題的待辦清單反而會阻礙你的成功 3.為什麼你沒有完成你的待辦事項清單？ 4.十個最受歡迎的待辦事項清單系統 5.如何打造完美的待辦事項清單？ 6.如何維持一個有效運作的待辦事項清單系統？ 7.線下vs.線上：你應該在何處建立你的待辦清單？ 8.如何將你的日程表融入到待辦事項清單中？ 9.何謂「完成清單」？你應該建立一個完成清單嗎？ 10.讓待辦清單有效的決定性思維 善用待辦清單的八個好處 如下列所示，可靠的待辦清單策略能為你做到這些事： 第一，擁有可靠的待辦清單能讓你掌控自己的工作時間。你會知道自己需要先做什麼事，也會知道哪些事可以放在次要位置。一個良好的任務管理系統，能夠讓你的工作不至於陷入混亂。 第二，你有辦法在截止日期之前完成任務。一個可靠的待辦清單根據任務的重要性與急迫性，列出每天的首要任務。它會隨時讓你知道，你應該把你的時間與注意力放在哪些事情上面。 第三，你的待辦清單能確保，你在正確的時間進行正確的任務。因此，你能完成緊急事項，並在時間允許時專注於比較不緊急的事項。你會覺得自己處於領先狀態，而不是感到手忙腳亂。 第四，你可以避免浪費寶貴的時間來處理爛攤子。請記住，你的工作清單會根據每個事項的急迫性，讓你知道你需要進行哪些事。你可以學習依靠它來管理你的時間。一個合適的清單能防止你去回應那些看似是危機的事件，並且，讓你根據目前的工作量來評估每種情況，並且做出合理的決定，知道應該把有限的時間投入在哪些事情上。 值得注意的是，很少有「危機事件」是真正的緊急事件。只有當我們對這些事件做出情緒反應時，它們才會顯得像是緊急事件。你或許能從經驗中了解這點。把情緒從你的工作清單中移除，你才能做出適當的決策，使自己的生產力最大化。 第五，從生產力方面來說，一個合適的待辦清單，能幫助你在更短的時間內完成更多事項。重要的是，你能完成對的事情。記住，有效率並不代表要完成一長串任務。有效率不是要保持忙碌。有效率是指專注於高價值的活動，也就是專注於能夠幫助你實現你的目標的活動。 第六，你的待辦清單能大幅減輕你的壓力。你能夠在截止日期之前完成任務，就不會因為太晚完成任務，而經歷長期不愉快且扼殺創造力的壓力。假若你能避免因誤認的危機事件而分散注意力，就更能掌控自己的工作時間。當你專注於高價值的任務，便能確保你能以最有效的方式，分配自己的時間。 第七，一個設計得當的待辦清單能夠改善你的注意力。如果想把事情做好，注意力就是關鍵因素。如同前述，你的清單會告訴你，你應該把時間花在哪裡。你會知道哪些任務比其他任務更應該優先處理，因此值得你投入當前的時間與注意力。注意力能讓你完成重要的工作，而不會把時間浪費在次要或瑣碎的活動上。 最後，一個好的待辦清單，能夠消除你因為專案落後而產生的沮喪感與內疚感。它能協助你更聰明、更有目的性的進行工作。你會專注於那些能讓你更接近目標的事項，讓你在每一天結束時有充實的成就感。 在下一節當中，我們會討論你當前的待辦清單如何妨礙你完成工作。我將這種現象稱為生產力悖論。) 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