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[內容簡介] (出版商制式文字, 不論標題或內容簡介是否有標示, 請都以『沒有附件、沒有贈品』為參考。) 當面說、寫email、電話談? 別選錯!溝通效果差很多 說服.請託.協商.攏絡.交辦, 你想要的結果,90%以上能得到! 在生活中、職場上,你一定遇過這些狀況── ??明明在說要緊事,對方卻意興闌珊猛打哈欠 ??簡報提案時,主管總是顯露焦燥不耐煩 ??早就拜託同事幫忙,對方卻回沒印象 ??說話會被他人誤會,引起不必要麻煩 ??業務推廣,很難引起客戶興趣,感到灰心 ★學會調換「用詞順序」,一開口無往不利! 人際溝通專家,也是本書作者的金子敦子發現,許多人明明很認真在表達,卻老是得到對方「聽不懂」、「沒反應」或「搞錯重點」的結果,因而感到挫折不已。其實,很多時候,問題並非出在別人身上,而是你沒用對溝通方法。 想打動別人,不能光講自己想說的話,更要懂得顧慮對方的感受。其中,巧妙利用「用詞順序」的調換,就能有效達到讓別人聽得舒服,並且改善人際關係的效果。比方說?? ◆ 拒絕不壞情誼,先說「感謝」再「道歉」 【感謝】:「非常感謝你找我們合作。」 【道歉】:「很抱歉還讓你大費周章主動聯絡我們。」 【理由】:「但這週的工作量已經爆炸了,怕耽誤到您的時間,很難再接下委託。」 →好不容易等到合作案,卻因特定因素得推辭,若是非常感興趣的工作,甚至可以提出:「如果是下週的話,我們就可以接。」為下次預留機會。 ◆ 先用「緩衝句」包裝真心話,誰都覺得你窩心 【緩衝句】:「總是麻煩您,真的很不好意思。」 【真心話】:「這件事得要你出手幫忙,不然期限內無法完成……」 →希望對方「完成什麼」或「做出改變」時,可以用緩衝句,讓對方做好心理準備。 ★結論+三依據,怎麼說都讓人覺得有理 很多人在說話或寫文章時,常會偏離主題,或是解釋一堆,使得表達變得冗長、雜亂、毫無重點。如果你也有這樣的困擾,請別擔心,藉由金子敦子所傳授的技巧,你說的話將可以輕鬆就讓對方理解,並且採取行動! 先說「結論」再提「依據」,最後再重申「結論」,不僅是英文強力論述的法則,更是有效說服他人的溝通利器。利用先說「想怎麼做」再補充「細節」的方式,便能強化對方「聽下去」的意願,進而達成你想實現的目的。例如?? 【客戶對購買商品感到猶豫……】 (×)「您買了絕對不後悔。」 (○)「您將獲得○○好處,因為理由(1)、(2)、(3)……」 【希望公司添購新設備……】 (×)「電腦該換新了!」 (○)「為了提升公司業績,應該汰換電腦設備,因為好處有(1)、(2)、(3)……」 ★溝通方式怎麼選,對方才會心甘情願聽你說? 隨著科技進步,溝通媒介有了不同變化,從早期的「面談」、「書信」到「電話」、「電子郵件」,如今還多了「即時訊息」,看似帶來更多便利,卻也引發選擇困擾??什麼時候該用什麼方式,相信許多人都深感疑惑。 現代人生活忙碌,想在需要時得到立即回應,就得儘量讓對方回答方便,而這正是「選對方式」的重要之處。《只要調換用詞順序,99%的人都會聽你的》將告訴你,如何用正確的方式,傳達要表達或是詢問的事情,並提供了不同溝通手段的使用技巧,包括?? ??電話五分鐘:限制通話時間,減少壓力 ??郵件一件事:掌握訊息量,重點不漏失 ??面談五段法:改變說話順序,緊扣話題 金子敦子 東京大學文學院畢業。於倫敦帝國理工商學院(Imperial College Business School)取得MBA。曾任UBS證券公司調查部分析總監,負責業績預測及製作投資報告,向國內外投資家進行簡報業務。目前為武藏野大學全球學系全球商務學科副教授,開設商業溝通、企業管理及財務報表分析課程,因授課內容極具實踐性及高就職率而深受學生歡迎。其他著作有《不再被人質疑「你到底想說什麼?」的說話術》(日本實業出版社)。 譯者簡介 黃昱翔 東華大學中文系、札幌國際日本語學院日本語科畢業,專職譯者。譯有《世界史劇場:俄羅斯革命風雲》、《圖解刀劍人物傳》、《輕鬆讀歷史‧三國志:亂世群雄的足跡》、《讀書變成「高報酬投資」的刻意自學》、《個人化財務報表,最強理財術》等書。 前言說話「自己一頭熱」,你經常如此嗎? 第1章說破嘴別人就是聽不懂,為什麼? 01│說話太「自嗨」,難免被潑冷水 02│好的溝通,你想要的對方主動給 03│懂得這樣說,任何人都不「會錯意」 04│畏懼衝突,讓人心裡有話不敢說 05│以「需求」為誘餌,跟誰都能聊得來 06│淘淘不絕卻離題太遠,誰想聽? 07│把「時間」當一回事,更快達標 08│讓對方把你當成「自己人」,怎麼做?第2章抓緊「該拉攏」的人,你想要的都能得到 01│只要三步驟,溝通成果馬上看見 02│讓「對的人」說話,新計畫推展少阻礙 03│會議發言能表現自我,這麼說得人心 04│用「我都明白」來回話,誰都當你自己人 05│善用閒聊,套出對方「真心話」 06│找出「共通點」,聊出新機會第3章預先找出「利基」,無論誰都開心聽你的 01│五項事先確認,交辦工作準時完成 02│這樣做,讓對方樂於主動配合 03│「以退為進」,讓人不自覺卸心房 04│保留「拒絕」餘裕,進一步拉攏對方 05│找出「共鳴」點,加深信賴關係第4章溝通方式怎麼選,對方才會聽你說? 01│你是「讀者」還是「聽眾」? 02│留意「非語言」訊息,降低溝通壓力 03│選對「傳達方式」,溝通CP值最高 04│有些話要當面講,即時溝通不誤會 05│打「電話」確認,聲音洩露微情緒 06│例行事務,用「書面」減少錯誤 07│電子郵件的雙面刃第5章調換「用字遣詞」,拒絕也不傷感情 01│令人無法反駁的「結論」和「依據」 02│成功人士都在用的「簡潔傳達術」 03│利用「期限」連結行動 04│難啟齒的話,用「我希望」起頭 05│沉默,可能讓你錯失改變良機 06│活用「緩衝句」,怎麼說都不得罪人 07│有些事不能急,「放一下」會更好後記學會「溝通」,人際無往不利 參考書目 ●活用「緩衝句」,怎麼說都不得罪人 我在第一章提過,「真話」不是「想到什麼說什麼」,而是需要慎重說出口的話──真話,具有強大力量。由於真話包含了「意見」或「情緒」在內,因此直截了當的說法恐怕過於強硬。尤其是希望對方「完成什麼」或「做出改變」的訊號,更會直接形成對方的負擔。 雖說商務往來的訊息首推簡潔有力,但通常越是熟悉親近的對象,使用的語句才會越短,關係距離越遠則語句越長。倘若對地位較高或不太熟悉的對象,使用過於簡短的語句開門見山地表明來意,只會讓對方嚇一大跳。 想保持最舒適的距離、表現自己的體貼,就得仰賴「緩衝語句」的協助。即使是「真話」,也該加上「事實」、緩衝語言(例如「雖然由我來說這話不太好……」、「我是聽到○○說……」)。下頁附有「緩衝語句列表」,敬請參照。 有了緩衝語句,對方才能做好心理準備。一句「這麼說可能不太好」,就有助於他人安排好心理上的安全距離,聽取你的肺腑之言。 用問題引導對方 想要藉由溝通朝目標邁進,讓當事人自己說出該說的話很重要。「提問」正是絕佳的工具。所謂的問題,分成只能回答「是」或「不是」的封閉式問題,以及「你覺得怎麼樣?」、「你怎麼看?」等答案方向不受限制的開放式問題。答案固定的問題能夠迅速得到答覆或引起簡單的互動,適合用來暖場;而不易回答的開放式問題,則能成為深化思考的契機。 「○○先生,你怎麼看?」 正因為是相關人士,所以才會被找來開會或協商。大方地找沉默不語、甚少發言的與會者搭話吧。 「該怎麼做才好呢?」 如果是日常事務,就要從「怎麼做」(How)的方向盡快討論出可行的解決方案。簡單話題要是提出「為什麼」(Why),就顯得太誇張了。 「真的嗎?」「為什麼?」 要解決複雜的問題,就必須在急著採取行動前先理解問題。碰上複雜的問題,提出學術界最重要的「真的嗎?」(True)、「為什麼」(Why),對於解決疑難很有幫助。 ●令人無法反駁的「結論」和「依據」 採取「先說結論,再詳細說明」的「明確架構」,商務上較容易被接受,亦即明確指出「想怎麼做」(結論)再簡潔補充相關「細節」。 無論是「報告」、「聯絡」、「商量」或「委託」、「提案」,甚至是「感謝」、「賠罪」,你究竟希望透過這次溝通,達成什麼樣目標?在口無遮攔一頭熱地發言以前,請先冷靜一下,找出「自己想怎麼做」才對。 先想清楚要講的話是否顧及「誰來執行」、「何時做」、「做什麼」、「怎麼做」等要素,思考過具體行動以後,站在「對方」的立場整理好事情的脈絡吧。 「結論+三依據」 商務溝通講求「直白」,也就是說,明確表達是基本中的基本。溝通基本架構是「結論+三個依據」,換句話說「?結論」和「?依據一+?依據二+?依據三+?重申結論」的架構,這套名為「五段式論文」的方法,在英文圈早已是下至小學、上至大學所廣泛運用的寫作法則。 例如,證券分析師的表達模式就是「A 公司將大幅獲利(所以應該買進它的股票),因為根據一、根據二、根據三……」。或者在公司內部會議上提議導入全新資訊系統時,發言模式就會變成「我希望導入○○,因為根據一、根據二、根據三……」。又或是按照「現況→問題→提案」的順序進行,也是很恰當的序列。無論如何,都應該以「結論」+「根據是?」的形式巧妙推動話題。 架構固然務求簡潔明瞭,但如何讓「提案」和「依據」緊密連結,可就是說話者的工作了。至於有無「提案」,也是和連結同等重要的因素。若希望溝通能夠帶來成果,正是需要「想要怎麼做」這種與行動緊密連結的訊號。 不僅如此,即便大多數情況下都需要明確架構,但有時「含糊其辭」或「把結論保留到最後」才是最恰當的形式。 最後來說「拒絕」。雖說辦不到的事情,就該直接了當地直說「辦不到」;不過,換用「再討論」或「我想這很難辦到」的說法,有時也能讓對方意識到你並未接受他的要求。請根據實際情況,調整傳達的方式。 ●難啟齒的話,用「我希望」起頭 難以啟齒的話題能不說出口,再好不過。然而,有時候該說的話還是得說。 比方說,身為上司總不能放任時常遲到的部下任意妄為、確認部屬的工作進度時,假如出現進度落後的狀況,當然該出言督促對方加緊腳步跟上。但身為主管難免會浮現「為什麼交代的事情老是辦不好!」等憤怒或焦躁的情緒,可是宣洩情緒根本無助於解決問題。 首先,請試著把要說的話區分成?事實、?意見、?情緒。以前述遲到為例:,「常遲到」屬於?事實,「不應該遲到」算是?意見,「我(主管)很生氣」則是?情緒。區分訊息屬性後,接下來依序討論?解決方案。有心解決問題的話,一開始就要從「事實」切入。 假設和下屬確認工作進展時,發現他的客戶拜訪計畫只完成一半,另一半連動都沒動過。此時首要執行的步驟就是?確認事實。 ?「事實為何?」(事實) →?拜訪的計畫共十件,五件已完成。 接著就輪到?意見了。請聚焦在「現狀」和「理想狀況」的落差上,告訴對方你的「意見」或「評價」。此時,不能光看「現狀」和「理想狀況」的差異,也需評估「已完成的部分」。換句話說,包括「開始前」與「執行後」的差異,都要一併納入考量。 ?「你怎麼想?」(意見、評價) →計畫未能如預期達成 不過還是完成了五件 此時,在表達自己的意見前,等待對方的意見也是一種辦法。倘若搶在當事人之前說出自己的想法,對方說不定放棄認真思考,就算內心深處不認同你的意見,也會連聲應和得過且過。 ?「有何感受?」(情緒) →很可惜 以尚未熟悉業務的人而言很努力了。 在事實或意見之外,有需要的話可以嘗試共享情緒。 ?「該怎麼做?」、「想怎麼做?」、「希望對方怎麼做?」(提案) →跟上司一起修正拜訪的形式 現狀分析結束後,就該思考「下一步」怎麼做了。如果對方能夠理解問題點,盡可能還是希望由當事人自行思考解決方案。可以的話,要讓他親自提出「具體方案」並做出承諾、約定。 別搶在對方前面做出回應,盡量等待當事人的反應。不過,如果你認為沒有明確交代「該怎麼辦」,會讓使對方聽不懂或不知道該怎麼做的話,就該直接告訴他「我希望你這麼做」。 ●「拒絕」越是拖延麻煩越大 好不容易等到客戶委託或朋友主動邀約,有時卻因為特定因素不得不推辭。這種情況下,盡量不要逃避「拒絕」這件事。話雖如此,無論拒絕或被人拒絕都不太令人開心。因此,很多人就會拖著不去拒絕對方,然而這可能導致對方的工作窒礙難行。 有時固然會因為不想錯失機會,導致「無法拒絕」的狀況產生。然而硬是接下無法負擔的工作,最後擺爛,對委託你的人而言才是最頭痛的狀況。記得剛進公司的時候,前輩曾告誡我,那種主動說「我來」,卻在最後一刻坦承自己「做不到」的人才最傷腦筋。盡早推辭自己辦不到的工作,對自己、對別人來說都是好事。只不過,通知人家這種不太開心的事情,還是得按部就班進行才好。 基本上,回絕對方必須包含以下三要素。比方說,因為課程人數爆滿,非得拒絕顧客報名體驗課程的時候,就應該透過以下方式拒絕── 感謝「非常感謝您報名本次體驗課程」(把握感謝對方的機會) 道歉「很抱歉讓您大費周章主動聯繫我們」(道歉) 理由「但因本次活動人數眾多,無法再受理您的報名」(說明理由) 之後,如果還想預留下次機會,可以想辦法提出替代方案── 替代方案「如果可以的話,這個日期您方便嗎」 結尾問候「若有其他問題敬請隨時聯絡」 有興趣的工作卻因沒時間只能推辭時,也能告訴對方「若那段期間的話,我就有時間接」為下次預留機會。) ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 分享閱讀 書籍狀態請詳看圖示 如對商品有疑問請使用「聯絡店家」發問,發問時請告知完整商品名稱 ■客服電話服務時間:   敝店客服電話 (02) 85316044 服務時間為週一至週五 09:00-12:00 及 13:00-17:00,例假日與國定假日公休 其餘時間請使用 聯絡店家 功能聯繫 。 由於敝店為多平臺同步販售,來電請務必告知為樂天買家以節省您的寶貴時間,謝謝您。 ■其他注意事項: 建議可多利用7-11取貨付款,可在自己方便的時間領貨。

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